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Assistenz der Geschäftsführung mit Schwerpunkt Office Management (m/w/d)

Deutschland, Baden-Württemberg, KarlsruheBack Office

Jobbeschreibung

Du wirst als Assistenz eng mit unserer Geschäftsführung zusammenarbeiten. In kurzer Zeit wirst du ein tiefes Verständnis für das Geschäftsmodell und die Abläufe unseres Unternehmens entwickeln. Du erlangst durch deine Arbeit einen detaillierten Überblick über unser Office Management, die allgemeine Geschäftsführungs-Assistenz und arbeitest an der Verbesserung interner Prozesse mit.


Deine Aufgaben

  • Du bist für die allgemeine Büroorganisation und -gestaltung verantwortlich

  • Du übernimmst den Bereich Arbeitssicherheit - du organisiert bspw. Schulungen für Teammitglieder oder regelmäßige Prüfungen

  • Du bist erste Ansprechperson intern und extern (Hausverwaltung, Handwerk, Fachkraft für Arbeitssicherheit, etc.) zu Office-Themen

  • Du führst laufende Projekte im Bereich Office zum Abschluss und bringst kreative Ideen für neue Projekte ein (bspw. Projekte zum Klimaschutz)

  • Du übernimmst weitere Assistenztätigkeiten nach Bedarf (Finance, Personal, Eventplanung,...)

  • Du arbeitest vorwiegend mit Google Workspace (Docs, Sheets, Slides,...)

  • Du bist Teil der Weiterentwicklung des Geschäftsführungs-Assistenz-Teams und identifizierst Potenziale bei unseren internen Prozessen


Was bieten wir dir?

  • Vielfältige Herausforderungen, an denen du als Assistenz der Geschäftsführung wachsen kannst

  • Unterstützung durch Feedback, Coaching und Mentoring

  • Flache Hierarchien, Transparenz sowie Mitsprache bei wichtigen Entscheidungen

  • Klimatisiertes Büro in Innenstadtlage, tägliches Frühstück, Fitness Studio, Mystery Lunch (wöchentliches Mittagessen mit einem zufälligen Teammitglied), Workshops mit Fachleuten, gemeinsame Aktivitäten und eine der schönsten Dachterrassen Karlsruhes

  • Die Möglichkeit, gemeinsam an unserer Vision zu arbeiten, ein weltweit erfolgreiches Produkt zu erschaffen, auf dem sich Menschen aus der ganzen Welt kennenlernen und eine gute Zeit miteinander verbringen.

Stellenanforderungen

  • Du besitzt ein abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Betriebswirtschaftslehre oder ähnlichen Fachbereichen

  • Du hast idealerweise bereits Erfahrungen im Bereich Office Management gesammelt

  • Du bist flexibel und motiviert, das Assistenzteam (bestehend aus 3 VZ-Teammitgliedern und 3 Werkstudierenden) in den unterschiedlichen Bereichen der Assistenz zu unterstützen (Office Management, allgemeine Organisation und Administration, Finance, Personal, Eventplanung)

  • Nice to have: Erfahrung mit Visual Basic oder Google Apps Script

  • Du bist team- und kommunikationsfähig

  • Du arbeitest zielorientiert, gewissenhaft und eigenorganisiert

  • Du kannst mindestens einmal pro Woche (besser noch häufiger) vor Ort in Karlsruhe sein

  • Du bist mit Spaß und Leidenschaft dabei, viel zu erreichen

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